Pierzchnica dnia 26 sierpnia 2020r.

Znak: RI.08.2020(M)

ZAPYTANIE OFERTOWE

„Termomodernizacja budynku garażowego Ochotniczej Straży Pożarnej w Drugni, gm. Pierzchnica”

Kod CPV: 45210000-2 Roboty budowlane w zakresie budynków

                   45400000-1 Roboty wykończeniowe w zakresie obiektów budowlanych

Gmina Pierzchnica zaprasza do złożenia oferty cenowej na zamówienie publiczne o wartości poniżej 30000 euro pn. „Termomodernizacja budynku garażowego Ochotniczej Straży Pożarnej w Drugni, gm. Pierzchnica” współfinansowane przez Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Kielcach w ramach Programu „Przedsięwzięcia z zakresu ochrony powietrza wspierające działalność ochotniczych straży pożarnych”.

I. Dane Zamawiającego

Nazwa:                                 Gmina Pierzchnica

Adres:                                  ul. Urzędnicza 6

                                             26-015 Pierzchnica

Numer telefonu:                   41 3538046

Numer faksu:                       41 3538046 w. 40

Adres  e-mail:                       urzad@pierzchnica.pl

Strona internetowa               www.pierzchnica.pl

NIP                                      657-26-27-358

REGON                               291010607

II. Podstawa prowadzenia postępowania

1. Postępowanie prowadzone jest na podstawie wewnętrznej procedury Zamawiającego przyjętej Zarządzeniem Nr 50/2019 Burmistrza Miasta i Gminy Pierzchnica z dnia 12 marca 2019r. w sprawie realizacji wydatków o wartości szacunkowej nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości 30 000 euro.
2. Niniejsze postępowanie nie podlega przepisom ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r.– Prawo zamówień publicznych, na podstawie art. 4 pkt. 8 ustawy.

III. Opis przedmiotu zamówienia – zapytania

1. Przedmiotem zamówienia jest termomodernizacja budynku garażowego Ochotniczej Straży Pożarnej w Drugni, gm. Pierzchnica: docieplenie ścian zewnętrznych, docieplenie stropu, montaż grzejników elektrycznych.

Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego – dokumentacja techniczna zawierająca projekt wykonawczy, przedmiar, STWiOR, audyt energetyczny, inwentaryzacja.

2. W przypadku, gdy w dokumentacji zostały wskazane nazwy, znaki towarowe lub typy materiałów czy produktów lub normy, aprobaty, specyfikacje czy systemy - Zamawiający dopuszcza oferowanie  materiałów lub rozwiązań równoważnych pod warunkiem, że zapewnią uzyskanie parametrów technicznych i funkcjonalności nie gorszych od określonych w dokumentacji.
3. Zaleca się aby wykonawca dokonał wizji lokalnej na terenie roboty budowlanej oraz zdobył wszelkie informacje, które mogą być konieczne do przygotowania oferty.

IV. Termin wykonania zamówienia

1. Ostateczny termin wykonania robót – 31.10.2020r.
2. Za termin wykonania przedmiotu zamówienia uważa się datę podpisania przez Zamawiającego i Wykonawcę protokołu odbioru bez zastrzeżeń.

V. Opis sposobu przygotowania oferty

1. Przygotowanie oferty:

1. Ofertę należy przygotować wg wzoru stanowiącego Załącznik Nr 1 do zapytania ofertowego – Oferta.
2. Wszelkie koszty związane z przygotowaniem oferty ponosi składający ofertę.
3. Zamawiający nie odsyła nadesłanych ofert.
4. Każdy oferent może złożyć tylko jedną ofertę.
5. Zamawiający zabrania jakichkolwiek modyfikacji treści dokumentów, za wyjątkiem służących do wypełniania ofert.
6. Ofertę wraz z wymaganymi formularzami należy złożyć w formie papierowej, w języku polskim, czytelnie, wypełniając nieścieralnym długopisem lub atramentem, maszynowo lub komputerowo. Składana oferta wraz z załącznikami winna być podpisana przez Oferenta (osobę/by uprawnioną/e do reprezentowania firmy w obrocie gospodarczym, zgodnie z aktem rejestracyjnym i przepisami prawa). W sytuacji podpisania przez upoważnionego przedstawiciela wykonawcy wymaga załączenia właściwego pełnomocnictwa lub innego umocowania prawnego.
7. Ofertę należy złożyć  w formie oryginału, pozostałe dokumenty mogą być składane w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez wykonawcę lub osobę uprawnioną do podpisania oferty z dopiskiem „za zgodność z oryginałem”, z datą i podpisem. Każda ze stron dokumentów stanowiąca ofertę winna zostać podpisana. 

2. Sposób zaadresowania oferty:

Koperta/opakowanie z ofertą winno być zaadresowane do Zamawiającego na adres: Gmina Pierzchnica,  ul. Urzędnicza 6 26-015 Pierzchnica  i opatrzone nazwą, adresem wykonawcy oraz oznaczone w sposób następujący:

„Termomodernizacja budynku garażowego Ochotniczej Straży Pożarnej w Drugni,                           gm. Pierzchnica”- oferta

W przypadku oferty e-mail w temacie e-mail należy umieścić powyższy opis.

VI. Miejsce oraz termin składania ofert.

1. Oferty należy składać do dnia 3 września 2020r. do godz. 10.00 w siedzibie zamawiającego (UMiG Pierzchnica, ul. Urzędnicza 6, 26-015 Pierzchnica).
2. Oferty należy składać osobiście lub listownie. Dopuszcza się składanie ofert drogą elektroniczną na adres e-mail: urzad@pierzchnica.pl.
3. Wiążąca jest data i godzina złożenia oferty. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
4. Wykonawca może, przed upływem terminu do składania ofert, zmienić lub wycofać ofertę. Zmiana, jak i wycofanie oferty, wymagają zachowania formy pisemnej.

VII. Opis sposobu obliczenia ceny

1. Ceny podane w ofercie winny obejmować wszystkie koszty i składniki związane  z wykonaniem zamówienia oraz warunkami stawianymi przez zamawiającego.
2. Cenę oferty wykonawca wyliczy przy zastosowaniu ceny w „Formularzu ofertowym”.
3. Cena oferty powinna być podana następująco: cena brutto (z VAT) w tym: cena netto (bez VAT), kwota podatku od towarów i usług (VAT).
4. Do porównania ofert będzie brana pod uwagę cena ofertowa brutto (z VAT).
5. Cena  podana przez wykonawcę w ofercie będzie ceną stałą i nie ulegnie zmianie przez cały okres trwania umowy. Wartości należy podać w złotych polskich, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
6. W przypadku rozbieżności między kwotami podanymi słownie i cyfrowo za wiążącą zamawiający uznawać będzie wartość podaną słownie.

VIII. Warunki udziału w postępowaniu:

1. Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeśli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania. Zamawiający odstępuje od szczegółowego opisu sposobu dokonywania oceny spełniania warunku w tym zakresie.

Zamawiający dokona oceny spełnienia warunków udziału w postępowaniu na podstawie oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu złożonego zgodnie z treścią Załącznika nr 1 do Zapytania ofertowego.

2. Wiedza i doświadczenie

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy posiadają wiedzę i doświadczenie do prawidłowego wykonania przedmiotu zamówienia. Zamawiający odstępuje od szczegółowego opisu sposobu dokonywania oceny spełniania warunków   w tym zakresie.

Zamawiający dokona oceny spełnienia warunków udziału w postępowaniu na podstawie oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu złożonego zgodnie z treścią Załącznika nr 1 do Zapytania ofertowego.

3. Potencjał techniczny

 O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy dysponują potencjałem technicznym odpowiednim do wykonania przedmiotu zamówienia. Zamawiający odstępuje od szczegółowego opisu sposobu dokonywania oceny spełniania warunków w tym zakresie.

Zamawiający dokona oceny spełnienia warunków udziału w postępowaniu na podstawie oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu złożonego zgodnie z treścią Załącznika nr 1 do Zapytania ofertowego.

4. Osoby zdolne do wykonania zamówienia

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy którzy dysponują osobami zdolnymi do wykonania przedmiotu zamówienia. Zamawiający odstępuje od szczegółowego opisu sposobu dokonywania oceny spełniania warunków w tym zakresie.

Zamawiający dokona oceny spełnienia warunków udziału w postępowaniu na podstawie oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu złożonego zgodnie z treścią Załącznika nr 1 do Zapytania ofertowego.

5. Sytuacja ekonomiczna i finansowa

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie przedmiotu zamówienia. Zamawiający odstępuje od szczegółowego opisu sposobu dokonywania oceny spełniania warunków w tym zakresie.

Zamawiający dokona oceny spełnienia warunków udziału w postępowaniu na podstawie oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu złożonego zgodnie z treścią Załącznika nr 1 do Zapytania ofertowego.

6.Ocena spełnienia warunków odbędzie się na podstawie oferty zgodnie z formułą: spełnia / nie spełnia.

IX. Kryterium oceny ofert

1. Przed przystąpieniem do oceny oferty wg kryteriów zostaną one sprawdzone w zakresie spełniania / niespełniania warunków udziału w postępowaniu.
2. Oferty niespełniające wymogów określonych w pkt VIII Zapytania ofertowego nie będą brane pod uwagę przy ocenie ofert. 
3. Po spełnianiu przez oferentów wszystkich wskazanych kryteriów i warunków udziału w postępowaniu, każda ważna oferta poddana zostanie ocenie punktowej. Zamawiający przy wyborze oferty będzie kierować się następującymi wagami przy ocenie poszczególnych kryteriów: 

1. Kryterium Cena (C) – 100 pkt
2. Ocena wg kryteriów wskazanych w pkt 3: Łączna liczba punktów (P) = suma punktów (C), zostanie przeprowadzona w następujący sposób:

1. Opis sposobu obliczania Kryterium cena:

Cena określona w ofercie wykonawcy będzie rozumiana jako wynagrodzenie ryczałtowe za realizację przedmiotu zamówienia i nie podlega waloryzacji. Zamawiający zwraca uwagę, że zgodnie z art. 632 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t.j.Dz.U.2017.459 ze zm.) „jeżeli strony umówiły się na wynagrodzenie ryczałtowe, przyjmujący zamówienie nie może żądać podwyższenia wynagrodzenia, chociażby w czasie zawarcia umowy nie można było przewidzieć rozmiaru lub kosztów prac”.

Wykonawca jest zobowiązany skalkulować cenę ofertową brutto za wykonanie zamówienia, tak aby obejmowała wszelkie koszty i składniki związane  z wykonaniem zamówienia, warunki stawiane przez Zamawiającego oraz wszelkie koszty jakie poniesie wykonawca z tytułu należytej oraz zgodnej z obowiązującymi przepisami realizacji przedmiotu zamówienia, w tym: koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty; formę wynagrodzenia ryczałtowego; koszty wykonania zobowiązań na warunkach określonych w niniejszym zapytaniu ofertowym, w tym umowy; w przypadku osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej również wszelkie należności z tytułu podatków oraz składek na ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego zarówno po stronie Zamawiającego jak i wykonawcy.

Punkty przyznane za kryterium cena liczone będą następująco: Kryterium cena C=(CN/CB)*100, gdzie: (CN) – Najniższa cena oferty; (CB) – Cena badanej oferty; Kryterium oferty – 100 pkt

Maksymalna liczba punktów do otrzymania 100. Wszystkie wyliczenia zostaną wykonane z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.

 Za najkorzystniejszą ofertę uznaje się ofertę z największą liczbą punktów. Maksymalna liczba punktów możliwa do uzyskania 100. Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana zostanie wezwany do podpisania umowy.

4. Zamówienie zostanie udzielone Wykonawcy, który spełnia wszystkie wymienione wymagania oraz uzyska największą liczbę punktów.
5. Jeżeli ceny ofert będą przekraczały kwotę, jaką zamierza się przeznaczyć na realizację zamówienia, Zamawiający zastrzega sobie prawo do podjęcia negocjacji w zakresie oferowanej ceny z Wykonawcami, którzy złożyli oferty.
6. Zamawiający nie będzie dokonywał oceny oferty, jeżeli:

• zostanie złożona po terminie składania ofert,
• jej treść nie będzie odpowiadać treści zaproszenia do składania ofert,
• będzie nieważna na podstawie odrębnych przepisów.

X. Dokumenty:

1. Formularz ofertowy - Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego  
2. Dokumentacja techniczna – Załącznik Nr 2 do zapytania ofertowego
3. Wzór umowy – Załącznik nr 3 do zapytania ofertowego

XI. Osoby uprawnione do porozumiewania się z wykonawcami

Osobami ze strony zamawiającego upoważnionymi do kontaktowania się z wykonawcami są: Monika Pawlik, tel. 41 370 56 10,

Wojciech Pęczkiewicz, tel. 41 370 56 02

w godzinach urzędowania, tj. poniedziałek - piątek od 7.30 do 15.30.

XII. Istotne warunki zamówienia

1. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się z upływem terminu składania ofert.
2. Wykonawca pozostaje związany ofertą przez okres 30 dni od upływu terminu składania ofert.
3. W przypadku, gdy okaże się, że wykonawca, którego oferta została wybrana będzie uchylał się od zawarcia umowy Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzania ich ponownej oceny.
4. Przed upływem terminu składania ofert, w szczególnie uzasadnionych przypadkach, Zamawiający może zmodyfikować treść niniejszego zapytania ofertowego. Informacja o dokonanej modyfikacji zostanie umieszczona w tożsamych miejscach, w których zostało zamieszczone zapytanie.
5. Zamawiający może wezwać wykonawcę do wyjaśnień lub uzupełnień złożonej oferty w zakresie dokumentów dotyczących przedmiotu zamówienia. O zaistniałym fakcie, wraz  z podaniem nowego terminu wyboru oferty informuje wszystkich uczestników postępowania w sprawie zapytania o cenę.
6. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zakończenia postępowania na każdym etapie postępowania bez konieczności wyłonienia wykonawcy.
7. Informację o unieważnieniu postępowania Zamawiający zamieszcza w tożsamy sposób                  w jaki zostało ogłoszone zapytanie.
8. Zamawiający jest uprawniony do poprawienia w treści oferty oczywistych omyłek pisarskich, niezwłocznie zawiadamiając o tym danego Oferenta. W przypadku rozbieżności co do kwoty oferty, za cenę oferty Zamawiający przyjmuje się kwotę wpisaną słownie.
9. Zamawiający może w toku badania oferty i oceny ofert żądać od Oferentów wyjaśnień oraz dokumentów dotyczących treści złożonych ofert.
10. Decyzja o odrzuceniu oferty jest decyzją ostateczną.
11. Wykluczenia

1. Wykonawcy, którzy nie wykażą spełnienia warunków udziału w postępowaniu oraz braku podstaw do wykluczenia z postępowania zostaną wykluczeni z niniejszego postępowania.
2. Wykonawcy, których oferty zostaną odrzucone ze względu na nieterminowe złożenie lub niekompletność ofert.
3. Zamawiający nie może udzielać zamówienia podmiotom powiązanym z nim osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania osobowe lub kapitałowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związanych z przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a Wykonawcą polegające w szczególności na:

          a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik części cywilnej lub spółki osobowej,

          b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji,

          c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,

d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia  w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

XIII. Warunki zmiany umowy

1. Dopuszcza się możliwość zmiany zawartej umowy w następujących przypadkach:

1. zmiany, mające wpływ na realizację umowy,
2. działania siły wyższej (np. klęski żywiołowe, wystąpienia zdarzenia losowego wywołanego przez czynniki zewnętrzne, którego nie można było przewidzieć w szczególności zagrażającego bezpośrednio życiu lub zdrowiu ludzi lub grożącego powstaniem szkody w znacznych rozmiarach), mające bezpośredni wpływ na terminowość wykonania umowy,
3. wystąpienie okoliczności, których strony umowy nie były w stanie przewidzieć, pomimo zachowania należytej staranności.
4. zaistnienie innej okoliczności prawnej, ekonomicznej lub technicznej skutkującej niemożliwością wykonania lub należytego wykonania umowy zgodnie z zapytaniem ofertowym.

2. Zamawiający dopuszcza wprowadzenie zmian w umowie wynikających z okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy. Wszelkie zmiany dokonane zostaną za porozumieniem Zamawiającego i Wykonawcy.
3. W przypadku wystąpienia którejkolwiek z okoliczności wymienionych wyżej, termin okresu przewidzianego na zakończenie realizacji usługi może ulec odpowiedniemu przedłużeniu, o czas niezbędny do zakończenia wykonywania jej przedmiotu w sposób należyty, nie dłużej jednak niż o okres trwania tych okoliczności.

XIV.  Wybór oferty

1. O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi Wykonawców za pośrednictwem swojej strony internetowej oraz za pośrednictwem poczty tradycyjnej lub elektronicznej na adres podany w ofercie.
2. Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana, zostanie dodatkowo poinformowany o terminie zawarcia umowy. Przed podpisaniem umowy Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia Zamawiającemu kosztorysu ofertowego.
3. Umowa w sprawie realizacji zamówienia zawarta zostanie z uwzględnieniem postanowień wynikających z treści niniejszego zapytania ofertowego oraz danych zawartych w ofercie (nie później niż w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia poinformowania o wyborze oferty).

            XV. KLAUZULA INFORMACYJNA

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej „RODO”, Zamawiający informuje, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest:

• Gmina Pierzchnica, ul. Urzędnicza 6,  26- 015 Pierzchnica,  tel 41 3538046; fax: 41 3538046;
• Gmina Pierzchnica wyznaczyła osobę odpowiedzialną za ochronę danych osobowych, z którym  można  się  skontaktować  pod  numerem  telefonu:  784 596 357- Pani Anna Rubinkiewicz.
  2. Celem przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest/są:

• przeprowadzenie postępowania w trybie zapytania ofertowego i wyłonienie Wykonawcy
• wypełnienie przez Zamawiającego obowiązków wynikających z obowiązujących przepisów, w tym do wykazania zastosowania prawidłowej procedury wyłonienia Wykonawcy
• prawidłowa realizacja obowiązków i uprawień przez Zamawiającego i Wykonawcę wynikających z umowy zawartej w wyniku przeprowadzenia postępowania w trybie postępowania ofertowego prawidłowe raportowanie do organów uprawnionych.

3. Podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych w celu, o którym/ celach,                         o których mowa w pkt 2, jest art. 6 ust. 1 RODO, tj.:

• przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy – dotyczy oferentów - osób fizycznych;
• przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze - w tym do wykazania zastosowania prawidłowej procedury wyłonienia Wykonawcy i raportowania do uprawnionych organów
• przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią – prawidłowej realizacji uprawnień i obowiązków wynikających z umowy zawartej przez Zamawiającego z Wykonawcą, w tym ochrony przez Wykonawcę przed ewentualnymi roszczeniami.

4. Pani/Pana dane osobowe będą przekazywane następującym odbiorcom danych / kategoriom odbiorców danych: organom uprawnionym do kontroli, w ramach prowadzonego postępowania.
5. Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.
6. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane: przez okres realizacji i trwałości Projektu „Termomodernizacja budynku garażowego Ochotniczej Straży Pożarnej w Drugni, gm. Pierzchnica” oraz przez okres kolejnych 5 lat od końca roku, w którym Projekt zakończono lub w którym upłynął termin trwałości Projektu.

Przysługuje Pani/Panu prawo żądania dostępu do danych osobowych, sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także prawo do przenoszenia danych i prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych.

7. Przysługuje Pani/Panu prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego: Prezesa Ochrony Danych Osobowych w Warszawie, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

8. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak jest niezbędne dla możliwości oceny oferty złożonej przez Wykonawcę.

9. Pani/Pana dane osobowe nie będą wykorzystywane do podejmowania zautomatyzowanych decyzji w indywidualnych przypadkach, w tym do profilowania.

Załączniki:

1. Formularz ofertowy - Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego 
2. Dokumentacja techniczna – Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego
3. Wzór umowy – Załącznik nr 3 do zapytania ofertowego

                                                                                           ZATWIERDZAM

                                                                                           Z up. Burmistrza

                                                                                            (-)Wojciech Pęczkiewicz

                                                                                           Zastępca Burmistrza