Pierzchnica, dnia 02.12.2022r.

RF.272.2.2022.KC

ZAPYTANIE OFERTOWE

Na prowadzenie Kompleksowej obsługi bankowej budżetu Gminy Pierzchnica oraz jej

jednostek organizacyjnych w okresie od 01.01.2023r do 31.12.2024r.

Postępowanie nie podlega ustawie z dnia 11 września 2019r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2022r, poz. 1710, 1812, 1933) wartość zamówienia nie przekracza wyrażonej w złotych kwoty
130 000,00 zł. (art. 2 ust. 1 pkt. 1 ustawy)

Zamawiający:

Gmina Pierzchnica. 26-015 Pierzchnica, ul. Urzędnicza 6

NIP: 657 26 27 358

Te. 41 370 56 00

Fax. 41 353 81 07

urzad@pierzchnica.pl

Osoba do kontaktu:

Krzysztof Cieślak Skarbnik Gminy Pierzchnica, tel. 41 370 56 04,

e-mail: cieslak.krzysztof@pierzchnica.pl

Termin wykonania zamówienia:

od 01.01.2023r do 31.12.2024r.

Jednostki organizacyjne Gminy Pierzchnica objęte obsługą to:

• Urząd Miasta i Gminy Pierzchnica;
• Szkoła Podstawowa im. S. Kard. Wyszyńskiego w Pierzchnicy;
• Miejsko-Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Pierzchnicy;
• Miejsko-Gminna Biblioteka Publiczna w Pierzchnicy.

Miejsce i termin składania ofert:

Ofertę cenową należy złożyć w zamkniętej kopercie, która będzie zaadresowana na adres:

                                                               GMINA PIERZCHNICA

                                                               ul. Urzędnicza 6

                                                               26-015 Pierzchnica

                                                               oraz będzie posiadać oznaczenia:

„Oferta na Kompleksową obsługę bankową budżetu Gminy Pierzchnica oraz jej jednostek organizacyjnych na lata 2023-2024”

Ofertę należy złożyć w formie papierowej w siedzibie Urzędu Miasta i Gminy w Pierzchnicy, ul. Urzędnicza 6, 26-015 Pierzchnica (sekretariat), w terminie do dnia 12.12.2022 roku do godz. 10:00.

Odczytanie ofert nastąpi  12.12.2022r. o godz.  10:15 w Urzędzie Miasta i Gminy Pierzchnica,  ul. Urzędnicza 6, 26-015 Pierzchnica

Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty zastrzega sobie możliwość wezwania wybranych oferentów do przeprowadzenia dodatkowych rozmów w siedzibie Zamawiającego, w sprawach szczegółów oferty.

Opis przedmiotu zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest:

1. Prowadzenie bankowej obsługi budżetu Gminy oraz jej jednostek organizacyjnych tj. przechowywanie środków pieniężnych oraz przeprowadzenie na zlecenie rozliczeń pieniężnych;
2. Oprocentowanie środków pieniężnych zgromadzonych na rachunkach Gminy według zmiennej stopy procentowej;
3. Prowadzenie placówki bankowej (filii, lub agencji banku lub punktu obsługi klienta) na terenie miejscowości Pierzchnica czynnego w dni robocze od godziny 7.30 do 15.30;

Zakres obsługi bankowej będący przedmiotem zamówienia obejmuje:

Prowadzenie bankowej obsługi budżetu Gminy Pierzchnica wraz z jej jednostkami organizacyjnymi w złotych polskich (PLN), a w szczególności:

1. otwarcie, prowadzenie oraz likwidację na wniosek Posiadacza rachunku rachunków podstawowych, pomocniczych, rachunków lokat terminowych;
2. przyjmowanie wpłat gotówkowych własnych;
3. przyjmowanie wpłat gotówkowych od osób fizycznych z tytułu podatków od nieruchomości, rolnego, leśnego, opłaty za odbiór odpadów komunalnych i opłaty skarbowej, oraz odprowadzanie ich na rachunek dochodów Urzędu Miasta i Gminy;
4. dokonywanie wypłat gotówkowych;
5. realizację poleceń przelewów wewnętrznych (w ramach danego banku, internetowych i w razie potrzeby składanych papierowo);
6. realizację poleceń przelewów zewnętrznych (internetowych i w razie potrzeb składanych papierowo), zarówno krajowych, jak i zagranicznych;
7. sporządzanie i udostępnianie dziennych wyciągów bankowych (forma papierowa) na koniec dnia, w którym nastąpił obrót na rachunku bankowym, udostępnianych następnego dnia roboczego do godz. 10:00;
8. wydawanie blankietów czekowych;
9. prowadzenie obsługi wypłaty kasowej z tytułu świadczeń przyznawanych przez Miejsko- Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Pierzchnicy przy obciążeniu rachunku Miejsko-Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Pierzchnicy;
10. nieodpłatne zapewnienie Gminie i każdej jednostce organizacyjnej Gminy, systemu bankowości internetowej w terminie umożliwiającym zachowanie ciągłości obsługi bankowej, w tym: zainstalowanie systemu, wdrożenie, szkolenie osób, serwis w trakcie trwania Umowy, zapewnienie czasu reakcji na problemy związane z funkcjonowaniem systemu - 2 godziny od momentu zgłoszenia telefonicznego do Banku; przy czym przy realizacji przelewu wymagane są dwa podpisy. W ramach systemu bankowości internetowej, Bank zapewnia:

1. składanie poleceń przelewów ze wszystkich rachunków w ramach dostępnych środków;
2. możliwość wydruku z systemu potwierdzenia dokonanych operacji bankowych oraz stanu salda na każdy dzień, w którym dokonano takich operacji;
3. dostęp do informacji o obrotach na rachunkach bankowych, stanie realizacji zleceń i stanie rachunków w dowolnym momencie dnia;
4. możliwość przeglądania historii rachunków;
5. możliwość dokonywania importu przelewów w systemie płacowym Posiadacza rachunku do systemu bankowego wg. formatu wynikającego z systemu płacowego;
6. umożliwienie Skarbnikowi lub osobie upoważnionej przez Zamawiającego dostępu (podglądu) do sald rachunków bankowych jednostek organizacyjnych.

11. w razie potrzeby, wydanie na wniosek Posiadacza rachunku i możliwość korzystania z karty płatniczej na podstawie odrębnych umów zawartych w tym zakresie, bez ponoszenia dodatkowych opłat;
12. udzielanie osobom upoważnionym przez Posiadacza rachunku, informacji telefonicznych o stanie salda na rachunkach i wszelkich operacjach przeprowadzanych danego dnia, bez prowizji i opłat. Informacje telefoniczne będą udzielane na hasło zgłoszone przez Gminę lub jej jednostkę organizacyjną (w zakresie informacji dotyczących rachunków danej jednostki) i zaakceptowane przez Bank;
13. naliczanie i kapitalizacja odsetek na rachunkach co miesiąc oraz w dniu zamknięcia rachunku i dopisanie ich do salda rachunku, którego dotyczą. Szczegóły naliczania odsetek od środków zgromadzonych na rachunku bankowym zostaną szczegółowo określone w momencie składania wniosku o otwarcie rachunku przez Posiadacza.
14. wydawania opinii bankowej o prowadzonym rachunku oraz innych opinii i zaświadczeń;
15. otwierania nowych i likwidacji rachunków bankowych dla Posiadacza rachunku oraz jednostek organizacyjnych Posiadacza rachunku w trakcie trwania Umowy, przy czym czynności te nie wymagają sporządzenia aneksu do Umowy, a jedynie wniosku Posiadacza rachunku i oświadczenia Banku zawierającego datę likwidacji rachunku;
16. udzielanie na wniosek Posiadacza rachunku krótkoterminowego kredytu w rachunku bieżącym, po pozytywnej ocenie zdolności kredytowej i na podstawie zawartej odrębnie umowy, z przeznaczeniem na pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budżetu jednostki samorządu terytorialnego, do wysokości określonej upoważnieniem w Uchwale Rady Miejskiej w Pierzchnicy. Oprocentowanie kredytu będzie oparte o stawkę WIBOR 1M i stała marzą Banku podaną w ofercie, Bank nie będzie pobierał prowizji z tytułu przyznania kredytu;
17. zerowanie rachunków bieżących i pomocniczych, przeksięgowania odsetek Urzędu, jednostek organizacyjnych Gminy, zgodnie z dyspozycjami;
18. zagwarantowanie możliwości objęcia obsługą bankową nowoutworzonych jednostek na zaoferowanych warunkach;
19. inne usługi bankowe np. zmiana karty wzorów podpisów, wydawanie duplikatów zrealizowanych transakcji, przyjęcie i przechowywanie depozytów itp.

W przypadku nieposiadania przez Wykonawcę oddziału, lub filii, lub agencji banku lub punktu obsługi klienta na terenie miejscowości Pierzchnica, Wykonawca zobowiązuje się do otwarcia placówki bankowej (oddziału, lub filii, lub agencji banku lub punktu obsługi klienta) na terenie miejscowości Pierzchnica czynnego w dni robocze od godziny 7.30 do 15.30 do dnia 31.12.2022r.

Do wyliczenia kosztów obsługi rachunków należy przyjąć następujące założenia:

1. Urząd Miasta i Gminy Pierzchnica

a)     ilość prowadzonych rachunków bankowych – 17 w tym rachunek VAT;

b)     przeciętna m-czna ilość wpłat gotówkowych  - 190 szt.;

c)      średnio miesięczna ilość wypłat gotówkowych  - 1 szt.;

d)     średnia m-czna ilość przelewów krajowych zewnętrznych : 400 szt.;

e)     średnia m-czna ilość przelewów zagranicznych: 0

f)      średniomiesięczne wpływy na rachunek bankowy: 3 300 000,00 zł.

2. Szkoła Podstawowa im. S. Kard. Wyszyńskiego w Pierzchnicy

a)     ilość prowadzonych rachunków bankowych – 4 w tym rachunek VAT;

b)     przeciętna m-czna ilość wpłat gotówkowych: 8 szt.;

c)      średnio miesięczna ilość wypłat gotówkowych  - 4 szt.;

d)     średnia m-czna ilość przelewów krajowych zewnętrznych : 250 szt.,

e)     średnia m-czna ilość przelewów zagranicznych: 0 ,

f)      średniomiesięczne wpływy na rachunek bankowy: 530 000,00 zł.

3. Miejsko-Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Pierzchnicy;

a)     ilość prowadzonych rachunków bankowych – 9 w tym rachunek VAT;

b)     przeciętna m-czna ilość wpłat gotówkowych : 0 szt.;

c)      średnio miesięczna ilość wypłat gotówkowych  - 31 szt.;

d)     średnia m-czna ilość przelewów krajowych zewnętrznych : 780 szt.,

e)     średnia m-czna ilość przelewów zagranicznych: 0 ,

f)      średniomiesięczne wpływy na rachunek bankowy: 880 000,00 zł.

4. Miejsko-Gminna Biblioteka Publiczna w Pierzchnicy

a)     ilość prowadzonych rachunków bankowych – 3 w tym rachunek VAT;

b)     przeciętna m-czna ilość wpłat gotówkowych : 0 szt.;

c)      średnio miesięczna ilość wypłat gotówkowych  - 0 szt.;

d)     średnia m-czna ilość przelewów krajowych zewnętrznych : 60 szt.,

e)     średnia m-czna ilość przelewów zagranicznych: 0 ,

f)      średniomiesięczne wpływy na rachunek bankowy: 95 000,00 zł.

5. Budżet Gminy Pierzchnica plan na dzień 31.10.2022r:

• Dochody ogółem: 31 911 946,75 zł,
• Wydatki ogółem: 38 388 416,94 zł.

Sposób przygotowania oferty:

1. Cenę za wykonanie przedmiotu zamówienia należy obliczyć w oparciu o szczegółowy opis oraz warunki realizacji przedmiotu zamówienia;
2.  Ofertę należy sporządzić w formie pisemnej, w języku polskim, na formularzu stanowiącym załącznik Nr 1 do zapytania ofertowego;
3. Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę;
4. Oferta wraz z załącznikami winna być podpisana przez osobę/y upoważnione do reprezentowania Wykonawcy i składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy, figurująca w rejestrze lub wypisie z ewidencji działalności gospodarczej;
5. Jeżeli oferta, załączniki będą podpisane przez inną osobę niż wymienioną w pkt.4 , do oferty należy dołączyć prawidłowo podpisane pełnomocnictwo określające jego zakres oraz podpisane przez osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy.

Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów:

1. Wybór oferty zostanie dokonany w oparciu o przyjęte w niniejszym postepowaniu kryteria oceny ofert:

2. Liczba punktów uzyskanych w kryterium będzie obliczana zgodnie z poniższymi wzorami:

1) Kryterium I –Cena – koszt obsługi bankowej

Miesięczna opłata ryczałtowa za prowadzenie obsługi bankowej (brutto w PLN) – 80% zostanie oceniona według wzoru:

CENA brutto oferty z najniższa cena

P1=--------------------------------x100 x 80%= suma punktów

Cena brutto badanej oferty

Maksymalna ilość punktów za kryterium I – 80 pkt.

Zamawiający przy obliczaniu oceny punktowej oferty dla w/w kryterium w celu oceny dokona zaokrąglenia do dwóch miejsc po przecinku – jeżeli trzecia cyfra po przecinku (lub następne) będzie mniejsza od 5 wynik zostanie zaokrąglony w dół, a jeżeli jest równa lub większa od 5 wynik zostanie zaokrąglony w górę.

2)Kryterium II – Oprocentowanie środków na rachunkach bankowych(PLN)– 10%

Oprocentowania środków na rachunkach zostanie ocenione według wzoru:

oprocentowanie środków badanej oferty

P2=-----------------------------------------x100 x 10% =suma punktów

najwyższeoprocentowanie środków spośród badanych ofert

Maksymalna ilość punktów za kryterium II – 10 pkt.

Dla celów porównania ofert przyjmujemy, że oprocentowanie środków na rachunkach bankowych będzie ustalone w oparciu o notowania stawki WIBID 1M według notowania z dnia 30.11.2022 r., która wynosi 6,74%pomniejszony przez współczynnik korygujący określony w ofercie przez Wykonawcę.

Zamawiający przy obliczaniu oceny punktowej oferty dla w/w kryterium w celu oceny dokona zaokrąglenia do dwóch miejsc po przecinku – jeżeli trzecia cyfra po przecinku (lub następne) będzie mniejsza od 5 wynik zostanie zaokrąglony w dół, a jeżeli jest równa lub większa od 5 wynik zostanie zaokrąglony w górę.

3)Kryterium III – Oprocentowanie kredytu w rachunku bieżącym – 10%

Oprocentowanie kredytu w rachunku bieżącym zostanie ocenione według wzoru:

najniższe oprocentowanie kredytuspośród badanych ofert

P3=-----------------------------------------x100 x 10% =suma punktów

oprocentowanie kredytubadanej oferty

Maksymalna ilość punktów za kryterium II – 10 pkt.

Dla celów porównania ofert przyjmujemy, że oprocentowanie kredytu w rachunku bieżącym będzie ustalone w oparciu o notowania stawki WIBOR 1M według notowania z dnia 30.11.2022r., która wynosi 6,94% oraz stała marża banku określony w ofercie przez Wykonawcę.

Zamawiający przy obliczaniu oceny punktowej oferty dla w/w kryterium w celu oceny dokona zaokrąglenia do dwóch miejsc po przecinku – jeżeli trzecia cyfra po przecinku (lub następne) będzie mniejsza od 5 wynik zostanie zaokrąglony w dół, a jeżeli jest równa lub większa od 5 wynik zostanie zaokrąglony w górę.

3. Za najkorzystniejszą uznana zostanie oferta z najwyższą sumą punktów z  trzech kryteriów. Suma punktów (P) zostanie obliczona według wzoru:

P = P1+P2+P3

gdzie:

P1 – liczba punktów przyznana ofercie za spełnienie kryterium I

P2 – liczba punktów przyznanych za kryterium II

P3- liczba punktów przyznanych za kryterium III

4. Maksymalna liczba punktów jaką może uzyskać Wykonawca to 100 punktów;
5. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą liczbę punktów;
6. Jeżeli nie można wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, Zamawiający spośród tych ofert wybiera ofertę z najniższą ceną;
7. Oferta Banku, który nie zobowiązał się do prowadzenia punktu kasowego w oddziale, filii banku na terenie miejscowości Pierzchnica będzie odrzucona.
8. Informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty zostanie zamieszczona na BIP oraz  przekazana pisemnie wszystkim uczestnikom;
9. Zamawiający zastrzega sobie prawo do prowadzenia negocjacji z bankami, które złożyły najkorzystniejsze oferty.

Dla uzyskania ważności oferty należy dołączyć potwierdzone za zgodność z oryginałem

kopie:

1. Aktualnego odpisu właściwego rejestru albo aktualnego zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem składania ofert;
2. Zezwolenia na prowadzenie działalności zgodnie z ustawą Prawo bankowe;
3. Polisy lub innego dokumentu ubezpieczenia potwierdzającego, że oferent jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności;
4. Oświadczenia o braku zaległości podatkowych;
5. Oświadczenie o braku zaległości z tytułu składek na ubezpieczenie społeczne;
6. Pełnomocnictwa niezbędne do reprezentowania Wnioskodawcy, jeżeli dotyczy.

Zawarcie Umowy

1. Zamawiający informuje iż w ramach obsługi bankowej zostaną zawarte następujące umowy:

- kompleksowa umowa obsługi bankowej budżetu gminy Pierzchnica oraz jednostek organizacyjnych – Umowę podpisze Zamawiający;

- indywidualne umowy na obsługę jednostek organizacyjnych – umowy podpiszą poszczególne jednostki organizacyjne;

2. Zamawiający wymaga, aby wykonawca, którego oferta zostanie uznana jako najkorzystniejsza w przedmiotowym postępowaniu złożył w terminie do 5 dni roboczych od dnia rozstrzygnięcia postępowania projekty umów, które będą uwzględniały wszystkie warunki określone w zapytaniu ofertowym. Zamawiający oraz jednostki organizacyjne nie będą związane przedstawionymi przez Wykonawcę projektami umów i zastrzegają sobie możliwość wprowadzenia zmian do projektów umów, przed podpisaniem umowy w wersji ostatecznej;
3. szczegółowe postanowienia do umowy:

1. Bank ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie szkody powstałe z jego winy w skutek nieterminowej lub nie prawidłowej realizacji zlecenia płatniczego;
2. Bank ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie szkody wynikłe z nienależytego zabezpieczenia systemu bankowości elektronicznej przed działaniami osób nieupoważnionych;
3. Zamawiający zastrzega możliwość wystąpienia o kredyt do innego banku – dowolnego wyboru podmiotów do lokowania wolnych środków;
4. Zamawiający dopuszcza możliwość dokonania zmian umowy/umów obsługi bankowej budżetu Gminy Pierzchnica i jej jednostek, z zastrzeżeniem niezmienności ceny ofert, w następujących przypadkach:

a) na gminę nałożone zostaną nowe zadania lub zmieni się struktura organizacyjna Gminy;

b) pojawienia się nowych produktów bankowych lub rozwiązań organizacyjnych z których Zamawiający będzie zamierzał skorzystać;

c) zajdzie konieczność dostosowania umowy/umów do aktualnego stanu prawnego;

5. Zamawiającemu przysługuje prawo wypowiedzenia umowy/umów obsługi bankowej budżetu Gminy Pierzchnica i jej jednostek przed terminem, na który zostały zawarte z zachowaniem 3-miesięcznego okresu wypowiedzenia, oraz formy pisemnej pod rygorem nieważności, w następujących sytuacjach:

a) w razie wystąpienia istotnych okoliczności powodujących, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w momencie jej zawarcia;

b) wydania nakazu zajęcia majątku Wykonawcy,

c) przerwania realizacji postanowień przedmiotowej umowy/umów.

6. Wykonawca może dokonać wypowiedzenia Umowy z zachowaniem 2-miesięcznego okresu jedynie z ważnych powodów , tj,:

1. spowodowania niedozwolonego salda debetowego na rachunku rozliczeniowym i niezapewnienia uzupełnienia środków w ciągu 7 dni od daty otrzymania wezwania do ich uzupełnienia;
2. popełnienia przez Posiadacza rachunku przestępstwa z wykorzystaniem rachunku;

7. Zamawiający nie przewiduje waloryzacji wynagrodzenia Wykonawcy;
8. wszelkie spory wynikłe  w związku z realizacją postanowień umowy/umów będą rozstrzygane przed sądem właściwym miejscowo dla siedziby Zamawiającego.
9. środkami zgromadzonymi na rachunkach objętych niniejszą Umową mogą dysponować wyłącznie osoby upoważnione do składania oświadczeń woli w zakresie praw i obowiązków majątkowych Gminy oraz pełnomocnicy wymienieni w karcie wzorów podpisów i w sposób w niej określony;
10. dyspozycje przelewów na rachunki bankowe prowadzone w Banku Wykonawcy, złożone w dni robocze dla Banku do godz. 15:30, realizowane są w dniu bieżącym, a złożone po godz. 15:30 lub w dni nie będące dniem roboczym dla Banku, realizowane są w najbliższym dniu roboczym dla Banku;
11. dyspozycje przelewów na rachunki bankowe prowadzone w innych bankach krajowych niż Banku Wykonawcy, złożone do godz. 14:30 realizowane są w bieżącym dniu roboczym, a złożone po godz. 14:30 lub w dni nie będące dniami roboczymi dla Banku, realizowane są w najbliższym dniu roboczym dla Banku;
12. z tytułu wykonywania bankowej obsługi budżetu oraz jednostek organizacyjnych Bank pobiera miesięczną opłatę ryczałtową pobieraną na koniec każdego miesiąca kalendarzowego, odrębnie dla każdej jednostki organizacyjnej z jej rachunku podstawowego, a w przypadku Urzędu Miasta i Gminy, należna opłata będzie pobierana z rachunku wydatków budżetowych Urzędu.

Zamawiający zastrzega sobie prawo odstąpienia od realizacji zamówienia bez podania przyczyny.

(-) Stanisław Strąk

Burmistrz Miasta i Gminy Pierzchnica